Beschaffungsrichtlinien

Beschaffung über das IT-Servicezentrum

Beschaffung von Softwarelizenzen

1. Das ITSZ beschafft auf eigene Kosten Software, die a) hochschulweit für die Lehre eingesetzt wird, oder b) bei der fachbereichsübergreifend ein Nutzungsinteresse vorliegt und die über zentral organisierte Rahmen- oder Lizenzverträge günstiger beschafft werden kann, oder c) auf zentralen Servern eingesetzt wird, die der gesamten Hochschule zur Verfügung stehen, oder d) die zur Organisation der internen Arbeit des ITSZ nötig ist.

2. Die Fachbereiche beschaffen auf eigene Kosten Software, die a) im Interesse einzelner Studiengänge oder Fachbereiche liegt, oder b) auf den Computern der Beschäftigten des jeweiligen Fachbereichs oder auf Computern von Beschäftigten angeschlossener Drittmittelprojekte installiert wird, oder c) auf den studentischen Computern in den PC-Pools installiert wird und keine allgemein eingesetzte Standardsoftware darstellt.

3. Die Hochschulleitung und -verwaltung beschaffen auf Kosten des ITSZ, Software, die a) für interne Verwaltungsaufgaben benötigt wird, oder b) auf den Computern der Beschäftigten installiert wird.

4. Die Bibliothek beschafft auf Kosten des ITSZ, Software, die a) für den Betrieb der Bibliothek benötigt wird, oder b) auf den Computern der Beschäftigten installiert wird.

Sämtliche speziellen Softwarebeschaffungen sollten vorher mit dem ITSZ besprochen werden, um die Installierbarkeit zu gewährleisten. Rahmen- und Vertragslizenzen können über das ITSZ beschafft werden (das Formular "VD01" muss uns vorliegen, aus denen die Finanzierung hervorgeht). Es sollte immer die wirtschaftlichste Beschaffungsvariante nach dem zutreffenden Vergabrecht genutzt werden.

Viele Lizenzbedingungen verbieten den Einsatz ihrer Software für kommerzielle Zwecke.

Spezielle Regelungen

Da viele Drittmittelprojekte aus der Industrie kommen bzw. einen kommerziellen Hintergrund haben, gilt für uns jedes Drittmittelprojekt als Kommerziell, solange wir keine schriftliche Gegendarstellung vom Projektverantwortlichen und von der Abteilung Haushalt und Beschaffung vorliegen haben.

1. Betriebssystem:

Ãœber unseren Microsoft-Vertrag erhalten wir  Windows 10 kostengünstig, allerdings nur als Volumelizenz. Es muss zwingend ein gültiges (ugrade-berechtigtes) Betriebssystem vorinstalliert sein (eine ältere oder andere Windows-Version) oder bei Neubeschaffungen eine Lizenz miterworben werden.

2. Office:

MS Office kann nur über den Microsoft-Vertrag bezogen werden.Da wir nicht mit Sicherheit feststellen können, wie viele Computer wirklich noch im Einsatz sind, oder irgendwo in der Ecke stehen oder als Notebook nur selten an unserem Netz hängen, oder kein neues Office installiert haben, gehen wir davon aus, dass die vorhandenen Lizenzen nahezu den tatsächlichen Bedarf abdecken.

Für jeden neu zu beschaffenden Computer muss daher eine Office 2010 Professional Version gekauft werden, es sei denn, der Computer ersetzt einen vorhandenen Computer auf dem bereits Office 2010 installiert ist und der stillgelegt werden soll, oder der Computer benötigt kein MS-Office. Dieser stillzulegende Computer muss dann in das ITSZ übergeben werden, damit die Office-Lizenz entfernt werden kann.

Beschaffung von Hardware

Das ITSZ beschafft Hardware auf eigene Kosten, die a) zentral und nicht ausschließlich für die Lehre genutzte Computer b) zentrale Server und sonstige Technik für den Betrieb des Netzwerkes, welche der gesamten Hochschule zur Verfügung stehen, oder c) Computer und Technik für die Arbeit des ITSZ, oder d) einfache Reparaturen an beliebigen Computern.

Wir unterstützen bzw. beraten die Fachbereiche und sonstigen zentralen Einrichtungen der Hochschule beim Kauf von Computern/Notebooks und Zubehör. Zudem erfassen wir jedes Gerät, welches wir in unserer Netzwerk übernehmen, in unserer Datenbank. Das Gerät erhält von uns eine eindeutige Nummer (neben der Inventarnummer der Abt. Haushalt und Beschaffung) zur Identifikation. Diese benötigen wir zur Verwaltung der Geräte und der Wartungsarbeiten. Daher bitten wir Sie, uns zu jedem (nicht vom ITSZ) beschafften Gerät eine Kopie der Rechnung zukommen zu lassen (wegen eventuellen Garantiefällen und für die Erfassung von Softwarelizenzen).

Sollte die Beschaffung von Hardware über das ITSZ erfolgen ist das Formular VD01 bei uns vorzulegen, aus denen die Finanzierung und der spätere Nutzer hervorgeht.

Zusammenfassung

1. Das ITSZ kauft i.d.R. nur zentral oder hochschulweit genutzte Hard- und Software ein und stellt die nötige Infrastruktur bereit, die für den Betrieb der Computer nötig ist.

2. Kaufen Sie neue Computer immer mit einer OEM-Version von Windows.

3. Schicken Sie uns eine Kopie der Rechnung für Computer/Notebooks, Drucker, Monitore, etc. für unsere Datenbank und die Abwicklung von Serviceaufträgen.