Informationen zur Raumvergabe
Informationen für Externe
Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kooperationspartner und Freunde der HNE Eberswalde,
auf dieser Seite möchte Sie die Abteilung Liegenschafts- und Umweltmanagement über das Vorgehen und die Modalitäten von Raumanfrage, Vermietung und Rechnungslegung informieren.
Um etwaige Raumanfragen möglichst zielgerichtet, d.h. effizient und Terminkollisionen vermeidend, bearbeiten zu können, fragen wir vorab folgende Informationen schriftlich ab:
- Zweck der Buchung/Veranstaltung
Mieter/in (= im Sinne einer/s verbindlichen Ansprechpartnerin/s) und deren/dessen Kontaktinformationen (Email, Telefon)
- Datum + Zeitfenster der angefragten Buchung (Von-Bis),
Angabe des Raumtyps (sofern bekannt, Hörsaal, Seminarraum, Aula) und/oder
Anzahl der Teilnehmer/Personen,
- Bedarf an Technik (Abfrage von benötigter Technik & Ausstattung wie Beamer)
- sonstiges (Klavierschlüssel etc.)
Wir bitten Sie aus Gründen der erhöhten Verbindlichkeit jede Anfrage mit einer schriftlichen Bestätigung (Email) zu beantworten. Alsbald wir einen Raum für Sie reservieren konnten, wird unsererseits ein Mietvertrag in zweifacher Ausfertigung generiert, der auch Angaben zum Entgelt, sofern keine „Freistellung“, d.h. unentgeltliche Vermietung erfolgt, beinhaltet. Nach Zeichnung der MV, werden folgende zusätzliche Punkte erläutert bzw. abgestimmt:
- Details zur Schlüsselabholung und
- Rückgabe in der Abt. LUM (Uhrzeit, MA, Büro)
- etwaige Tresorcodes und
- Bedienungshinweise für Lüftung, Vorhänge, Technik, Heizung
- ggfs. Hinweis auf Einhaltung der Hausordnung, Sicherheitsrichtlinien (keine Hunde, keine Kerzen usw.)
Ihre Ansprechpartner für Raumanfragen sind die Kolleg*innen der Abteilung Liegenschafts- und Umweltmanagement. Bitte richten Sie Ihre Anfragen immer anliegenschaftsmanagement@hnee.de.
Informationen für Mitarbeiter*innen und Studierende
Unten stehend werden das Vorgehen und die Modalitäten von Raumanfrage, Vermietung und Rechnungslegung erläutert.
Prinzipiell wird zwischen:
- zentralen Raumressourcen wie Sitzungszimmer und Aula (Haus 6, Stadtcampus), die von der Abt. LUM verwaltet werden, und
dezentralen Räumen (in der Regel Seminarräume und Hörsäle) unterschieden. Deren Belegung obliegt den jeweiligen Fachbereichen.
Sofern Sie im Rahen von curricularen Lehrveranstaltungen einen der o.g. Räume benötigen, wenden Sie sich bitte an die Ansprechpartner*in im jeweiligen Fachbereich. (Für diese Fälle werden selbstverständlich auch keine Rechnungen ausgestellt.) Für alle extracurricularen Veranstaltungen bitten wir Sie um Beachtung des folgenden:
Zu1.) Um Ihre Anfragen möglichst zielgerichtet, d.h. effizient und Terminkollisionen vermeidend, bearbeiten zu können, stehen allen Mitarbeiter*innen der Hochschule die Öffentlichen Ordner in Outlook zur vorherigen Einsicht zur Verfügung: > Alle Öffentlichen Ordner > Raumbelegung > 06 Aula & > Alle Öffentlichen Ordner > Raumbelegung > 06 Sitzungszimmer
Diese Kalender weisen Ihnen vor einer potentiellen Anfrage die tatsächlichen Verfügbarkeiten aus. Wir bitten Sie aus Gründen der erhöhten Verbindlichkeit und um Terminkollisionen zu vermeiden, jede Anfrage der Aula bzw. des Sitzungszimmer mit einer schriftlichen Bestätigung, die folgende Informationen abfragt, zu beantworten:
- Zweck der Buchung/Veranstaltung
Mieter/in (=Ansprechpartner/in) und deren/dessen Kontaktinformationen (Email, Telefon)
- Datum + Zeitfenster der angefragten Buchung (Von-Bis),
Angabe des Raums (Sitzungszimmer, Aula, Teeküche),
- Anzahl der Teilnehmer*innen/ Personen,
- Bedarf an Technik (Abfrage von benötigter Technik & Ausstattung wie Beamer)
- sonstiges (Klavierschlüssel etc.)
Innerhalb dieser Korrespondenz werden darüber hinaus folgende Punkte erläutert bzw. geklärt:
- (ggfs. auszustellender und zu unterzeichnender) Mietvertrag[1]
- Details zur Schlüsselabholung und
- Rückgabe in der Abt. LUM (Uhrzeit, Mitarbeiter*in, Büro)
- etwaige Tresorcodes und
- Bedienungshinweise für Lüftung, Vorhänge, Technik, Heizung
- ggfs. Hinweis auf Einhaltung der Hausordnung, Sicherheitsrichtlinien (keine Hunde, keine Kerzen usw.)
[1] Die Abt. LUM erstellt bei externen Nutzer*innen/Nutzungen immer einen Mietvertrag, der enthält den Mietzins, sofern keine „Freistellung“, d.h. unentgeltliche Vermietung erfolgt.
Ob ein Mietvertrag ausgestellt wird, ist nicht nur abhängig von der anfragenden Person und Ihrer Zugehörigkeit zur HNEE sondern auch vom Zweck der Nutzung. Als Studierende oder Mitarbeiter*innen der HNEE können Sie so bspw. auch Mitglied eines Vereins sein und wären damit zur Zeichnung eines Mietvertrags verpflichtet.
