Hochschule für nachhaltige Entwicklung Eberswalde
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Beschaffung von Hard- und Software

Position des IT-Servicezentrum

Das IT-Servicezentrum (ITSZ) ist eine zentrale Einrichtung der HNE Eberswalde und demzufolge fĂŒr fachbereichsĂŒbergreifende und zentral zu organisierende Belange zustĂ€ndig und bietet einen IT-Support fĂŒr die Hochschule. Die Liste unserer Aufgaben finden Sie im aktuellen Jahresbericht www.hnee.de/K3489.htm auf unseren Webseiten. Die uns zugewiesenen Haushaltsmittel decken gerade einmal die laufenden Kosten im Jahr und erlauben kaum Neu- oder Ersatzbeschaffungen, weshalb wir auf Fördergelder und andere Sonderfonds angewiesen sind.

In den letzten Jahren sind die Hardware-Anschaffungskosten zwar gesunken, gleichzeitig aber die Kosten fĂŒr inzwischen unumgĂ€ngliche WartungsvertrĂ€ge fĂŒr Hard- und Software enorm gestiegen – Virenscanner, Spamfilter und Backupsoftware verlangen stĂ€ndige Aktualisierungen. Um unsere Computer mit Software ausstatten zu können, beteiligen wir uns auch in Kooperation mit anderen Hochschulen und öffentlichen Einrichtungen an diversen RahmenvertrĂ€gen (Microsoft Select, Adobe CLP) und haben eine Reihe von LizenzvertrĂ€gen laufen, die uns die hochschulweite Nutzung bestimmter Software erlauben (Adobe TSL, Citavi, SPSS, Dreamspark). 

Der Einsatz der von uns zentral finanzierten Software muss ihm Rahmen der jeweiligen Lizenzbedingungen erfolgen. Leider sind diese Lizenzbedingungen oft so unklar formuliert und selten gibt es Mittel zur Überwachung einer ordnungsgemĂ€ĂŸen Lizensierung vom Hersteller. Oft können die Lizenzbedingungen eines Herstellers verschieden interpretiert werden, so dass wir hiermit - zumindest fĂŒr unsere Hochschule - versuchen, klare Abgrenzungen zu finden.

Beschaffung von Softwarelizenzen

1. Das ITSZ beschafft auf eigene Kosten Software, die a) hochschulweit fĂŒr die Lehre eingesetzt wird, oder b) bei der fachbereichsĂŒbergreifend ein Nutzungsinteresse vorliegt und die ĂŒber zentral organisierte Rahmen- oder LizenzvertrĂ€ge gĂŒnstiger beschafft werden kann, oder c) auf zentralen Servern eingesetzt wird, die der gesamten Hochschule zur VerfĂŒgung stehen, oder d) die zur Organisation der internen Arbeit des ITSZ nötig ist.

2. Die Fachbereiche beschaffen auf eigene Kosten Software, die a) im Interesse einzelner StudiengÀnge oder Fachbereiche liegt, oder b) auf den Computern der BeschÀftigten des jeweiligen Fachbereichs oder auf Computern von BeschÀftigten angeschlossener Drittmittelprojekte installiert wird, oder c) auf den studentischen Computern in den PC-Pools installiert wird und keine allgemein eingesetzte Standardsoftware darstellt.

3. Die Hochschulleitung und -verwaltung beschaffen auf eigene Kosten Software, die a) fĂŒr interne Verwaltungsaufgaben benötigt wird, oder b) auf den Computern der BeschĂ€ftigten installiert wird.

4. Die Bibliothek beschafft auf eigene Kosten Software, die a) fĂŒr den Betrieb der Bibliothek benötigt wird, oder b) auf den Computern der BeschĂ€ftigten installiert wird.

SĂ€mtliche speziellen Software-Beschaffungen sollten vorher mit dem ITSZ besprochen werden, um die Installierbarkeit zu gewĂ€hrleisten. Rahmen- und Vertragslizenzen können ĂŒber das ITSZ beschafft werden (die Formulare Beschaffungsantrag und -prĂŒfung mĂŒssen uns vorliegen, aus denen die Finanzierung hervorgeht). Es sollte immer die kostengĂŒnstigste Beschaffungsvariante bevorzugt werden. Viele Lizenzbedingungen verbieten den Einsatz ihrer Software fĂŒr kommerzielle Zwecke.

Spezielle Regelungen

Da viele Drittmittelprojekte aus der Industrie kommen bzw. einen kommerziellen Hintergrund haben, gilt fĂŒr uns jedes Drittmittelprojekt als Kommerziell, solange wir keine schriftliche Gegendarstellung vom Projektverantwortlichen und von der Abteilung Haushalt und Beschaffung vorliegen haben.

1. Betriebssystem:

Über unseren MS-Select-Vertrag erhalten wir  Windows 7 oder Windows 8 kostengĂŒnstig, allerdings nur als Upgrade-Version. Es muss zwingend ein gĂŒltiges (ugrade-berechtigtes) Betriebssystem vorinstalliert sein (eine Ă€ltere oder andere Windows-Version).

Über Dreamspark erhalten wir Windows 7 oder Windows 8 (und andere MS-Software, außer Office) kostenlos fĂŒr die Nutzung mit folgenden EinschrĂ€nkungen: Nutzer dĂŒrfen nur Studenten sein oder BeschĂ€ftigte, die in der Lehre oder der nicht-kommerziellen Forschung tĂ€tig sind, oder den IT-Support leisten. Diese Gruppen dĂŒrfen die Software auch auf einem privaten PC betreiben. 

2. Office:

MS Office 2010 kann nur ĂŒber den MS-Select-Vertrag bezogen werden.  Da wir nicht mit Sicherheit feststellen können, wie viele Computer wirklich noch im Einsatz sind, oder irgendwo in der Ecke stehen oder als Notebook nur selten an unserem Netz hĂ€ngen, oder kein neues Office 2010 installiert haben, gehen wir davon aus, dass die vorhandenen Lizenzen nahezu den tatsĂ€chlichen Bedarf abdecken.

FĂŒr jeden neu zu beschaffenden Computer muss daher eine Office 2010 Professional Version gekauft werden, es sei denn, der Computer ersetzt einen vorhandenen Computer auf dem bereits Office 2010 installiert ist und der stillgelegt werden soll, oder der Computer benötigt kein MS-Office. Dieser stillzulegende Computer muss dann in das ITSZ ĂŒbergeben werden, damit die Office-Lizenz entfernt werden kann.

Wurden Office-Lizenzen ĂŒber den MS-Select-Rahmenvertrag erworben, sind die Nutzer dieser Lizenzen auch berechtigt die Office-Lizenz auch auf einem privaten Computer zu installieren (Work-at-Home).

Beschaffung von Hardware

Das ITSZ beschafft Hardware auf eigene Kosten, die a) zentral und nicht ausschließlich fĂŒr die Lehre genutzte Computer b) zentrale Server und sonstige Technik fĂŒr den Betrieb des Netzwerkes, welche der gesamten Hochschule zur VerfĂŒgung stehen, oder c) Computer und Technik fĂŒr die Arbeit des ITSZ, oder d) einfache Reparaturen an beliebigen Computern.

Wir unterstĂŒtzen bzw. beraten die Fachbereiche und sonstigen zentralen Einrichtungen der Hochschule beim Kauf von Computern/Notebooks und Zubehör. Aus personellen GrĂŒnden können wir keine zentrale Beschaffung fĂŒr die Hochschule durchfĂŒhren. Wir erfassen jedoch jedes GerĂ€t, welches wir in unserer Netzwerk ĂŒbernehmen, in unserer Datenbank. Das GerĂ€t erhĂ€lt von uns eine eindeutige Nummer (neben der Inventarnummer der Abt. Haushalt und Beschaffung) zur Identifikation. Diese benötigen wir zur Verwaltung der GerĂ€te und der Wartungsarbeiten. Daher bitten wir Sie, uns zu jedem (nicht vom ITSZ) beschafften GerĂ€t eine Kopie der Rechnung zukommen zu lassen (wegen eventuellen GarantiefĂ€llen und fĂŒr die Erfassung von Softwarelizenzen).

Sollte die Beschaffung von Hardware ĂŒber das ITSZ erfolgen sind die Formulare Beschaffungsantrag und -prĂŒfung bei uns vorzulegen, aus denen die Finanzierung und der spĂ€tere Nutzer hervorgeht.

Zusammenfassung

1. Das ITSZ kauft i.d.R. nur zentral oder hochschulweit genutzte Hard- und Software ein und stellt die nötige Infrastruktur bereit, die fĂŒr den Betrieb der Computer nötig ist

2. Einige BeschĂ€ftigte (s.o.) der Fachbereiche und alle Studenten können kostenfrei Lizenzen (aus dem Dreamspark-Programm) von Windows (u.a. MS-Software, außer Office) an ihrem Arbeitsplatz oder auf privaten PCs nutzen (siehe aktuelle Lizenzbedingungen)

3. Kaufen Sie neue Computer immer mit einer OEM-Version von Windows (möglichst Windows 7 Professional) und planen Sie den Kauf einer Office 2010 Professional-Lizenz (71,14 €) mit ein, die das ITSZ ĂŒber den MS-Select-Vertrag fĂŒr Sie kauft.

4. Schicken Sie uns eine Kopie der Rechnung fĂŒr Computer/Notebooks, Drucker, Monitore, etc. fĂŒr unsere Datenbank und die Abwicklung von ServiceauftrĂ€gen